Öffentliches Verfahrensverzeichnis

gemäß § 4e Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

 

 

1.      Name der verantwortlichen Stelle

„LÖWENZAHN“
Zentrum für trauernde Kinder und Jugendliche e.V.

2.      Verantwortlich

1. Vorsitzender des Vereins: Jochen Westerholz

Leitungsteam: Petra Brenner und Kathrin Richter-Stahnke

3.      Anschrift der verantwortlichen Stelle

Zentrum für trauernde Kinder und Jugendliche e.V.:
Podbielskistr. 311
30659 Hannover

Geschäftsstelle des Vereins:
Hoffmannshof 11
30659 Hannover
Telefon: 0511 – 6 909 719
E-Mail: info@loewenzahn-trauerzentrum.de

4.      Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Gegenstand des Vereins ist die Unterstützung von Kindern und Jugendlichen in Phasen der Trauer nach dem Verlust nahe stehender Menschen. Kinder und Jugendliche erhalten einen geschützten Raum, wo sie ihre Trauer (aus) leben können und sie ernst- und wahrgenommen werden.

5.      Beschreibung der betroffenen Personengruppe und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Es werden zu folgenden Personengruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt:

  • Kinder ab 4 Jahren, Jugendliche und junge Erwachsene (Identifikationsdaten, Adress- und Kontaktdaten)
  • Eltern und Angehörige (Identifikationsdaten, Adress- und Kontaktdaten)
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter /auch Ehemalige (insbesondere Personal– und Gehaltsdaten)
  • Ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter /auch Ehemalige (insbes. Personaldaten, Finanzidentifikationsdaten)
  • Bewerberinnen und Bewerber (Bewerbungsdaten)
  • Menschen, die im beruflichen Umfeld Kontakt zu trauernden Kindern und Jugendlichen haben (Identifikationsdaten, Adress- und Kontaktdaten)
  • Geschäftspartner, Lieferanten und Sponsoren (insbesondere Identifikationsdaten , Adress- und Kontakt-, Abrechnungs-, Leistungs- und Funktionsdaten)
  • Finanzdienstleister (im Rahmen des Zahlungsverkehrs)
  • Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen (insbesondere Identifikationsdaten, Adress- und Kontaktdaten)

6.      Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

  • öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, andere Aufsichtsbehörden)
  • interne Stellen, die an der Ausführung und Erfüllung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (z. B. Personalabrechnung /-verwaltung / Buchhaltung / IT)
  • externe Auftragnehmer (für die Personalabrechnung) entsprechend § 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • weitere externe Stellen (z. B. Kreditinstitute; Sponsoren (Privatpersonen, Unternehmen und öffentliche Stellen), andere gemeinnützige, caritative Vereine, soweit Betroffene eine schriftliche Einwilligung erklärt haben oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.

7.      Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten und Datensätze routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahres den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Im Personalverwaltungsbereich werden u.U. kürzere Löschungsfristen genutzt. Dieses trifft insbesondere auf abgelehnte Bewerbungen und Abmahnungen zu. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie unaufgefordert gelöscht, wenn die unter Punkt 4. genannten Zwecke wegfallen.

8.      Datenübermittlung an Drittstaaten

Es findet kein Datenaustausch in Drittländer statt und ist auch nicht geplant.

9.      Gewährleistung der Sicherheit bei der Datenverarbeitung

Das Zentrum für trauernde Kinder und Jugendliche e.V. setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gem. § 9 BDSG ein, um die durch sie verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Dieses bedeutet, dass die verantwortliche Stelle ihre datenschutzrelevanten Angaben ausschließlich auf gesicherten Systemen in Deutschland speichert. Der Zugriff darauf ist nur wenigen Befugten und zum besonderen Datenschutz verpflichteten Personen möglich, die mit der technischen, administrativen oder redaktionellen Betreuung befasst sind.

10.  Name und Anschrift des Beauftragten für den Datenschutz

Jochen Westerholz

Geschäftsstelle des Vereins:
Zentrum für trauernde Kinder und Jugendliche e.V.
Hoffmannshof 11
30659 Hannover
Telefon: 0511 – 6 909 719
E-Mail: info@loewenzahn-trauerzentrum.de